Darbo įrankiai įmonėje (ir ne tik): Trello

Ilgai ieškojom įrankio, darbų pasidalinimui, planavimui. Jums to nereikia - manau, kad klystate, bet jei taip manote - nebeskaitykite. Ši info tiems, kas vis dar nerado, arba nežino kaip tą gerai ir patogiai daryti. Tiems, kas nori keistis. Jei turite pilnai jus tenkinantį įrankį - pasidalinkite komentaruose. Kuo daugiau alternatyvų - tuo lengviau bus rasti tinkamiausią.

Vienas iš labai svarbių reikalavimų - paprastas ir aiškus naudojimasis ne tik kompiuteriu, bet ir išmaniuoju telefonu.

Aš bandau trumpai papasakoti apie labai patogų ir gerą įrankį, kuriuo naudojamės jau senokai ir esame patenkinti. Tai - Trello

Trello yra įrankis skirtas bendradarbiams pačia plačiausia prasme. T.y. nuo įmonės projektų planavimo ir valdymo iki šeimos pirkinių sąrašo. Viskas priklauso nuo to, kam ko reikia, tačiau galimybės pačios plačiausios. Trello yra labai gerai padarytas įrankis, turintis labai daug galimybių ir tuo pačiu neapsunkintas, bei atrodantis labai paprastai. Galima girti daug, bet bent vienas pavyzdys geriausia.

Reikia žinoti tris pagrindinius dalykus - Lentos (Boards), Sąrašai (Lists) ir Kortelės (Cards). Įsivaizduokite sieną (Lenta), ant kurios grupėmis (Sąrašas) klijuojate lipnius lapelius su darbais (Kortelės). Kas yra projektas yra jūsų apsisprendimas. Tai gali būti kliento užsakymas, renginys, jūsų buto remontas ir pan. Sąrašus taip pat galite kurti taip, kaip jums patogiau. Paprasčiausias pavyzdys, parodantis kaip gali atrodyti sąrašai: Planuojami darbai (To Do), Vykdomi darbai (Doing) ir Baigti darbai (Done). Kortelės yra numatomi darbai. Kuo smulkiau skaidysite darbus, tuo lengviau bus dirbti ir tuo lengviau bus matyti progresą (Kortelių migravimą tarp Sąrašų).

Iš principo tai yra viskas ko reikia pradžiai. Visa kita galima sužinoti besinaudojant. Dar bandau surašyti kelis praktinius patarimus, kurie gali padėti jau naudojantis Trello.

Atsakingo žmogaus priskyrimas

Mes skirtingiems projektams naudojame skirtingas tvarkas. Pavyzdžiui programavimo projekto Lentoje mes turime šiuos sąrašus:

• Smagu turėti (Nice to have). Čia rašome idėjas ir mintis ateičiai arba kai turime laiko tam.
• Reikia padaryti (To Do). Čia rašome viską, ką reikia daryti. Stengiamės šį sąrašą laikyti pilną. Į jį perkeliame iš Smagu turėti tada, kai turime daugiau laisvo laiko, arba ateina tam poreikis. Visas korteles šiame Sąraše dedame pirmumo tvarka. T.y. visi darbai čia atliekami nuo viršaus. Retai kada priskiriame tam darbui skirtą žmogų. Atsilaisvinęs ima kortelę nuo viršaus, prisiskiria save ir ją pertempia į Daroma Sąrašą.
• Daroma (Doing). Šis sąrašas visada būna labai trumpas. Jame kaba Kortelė tik tol, kol ties ja dirbama.
• Atlikta (Done). Kai darbų yra daug, mes sąrašą vadiname siauriau. Pvz.: Atlikta 2014-05.

Reikia atminti, kad trynimo Trello nėra. Yra Archyvavimas. Jei Sąrašą pavadiname Atlikta 2014-05, praėjus gegužei sukuriame Atlikta 2014-06, o senesnė Archyvuojame.

Kitiems projektams mes naudojame Sąrašus pagal darbuotojus. Pavyzdžiui Sąrašai atrodo taip:

• Vidmantas
• Viktorija
• Atlikta 2014-05

Tokiu atveju kiekvieną darbą rašome prie to žmogaus, kuris jį atliks ir iškart priskiriame atitinkamą darbuotoją. Jei darbą atlieka keli žmonės, vienas jų būna pagrindinis arba darbai atliekami paeiliui. Jei manote, kad abu kartu vienu metu daro - tada darbą išskaidykite smulkiau. Primenu, kad darbai turi būti kuo mažesni, kuo smulkesni. Taigi, Viktorija atlieka tam tikrą darbą ir toliau jį turi užbaigti Vidmantas. Tokiu atveju ji priskiria prie Kortelės ir Vidmantą, bei pertempia Kortelę į jo Sąrašą. Staiga darbas tapo Vidmanto.

Šiuo atveju labai svarbu sužiūrėti darbų kiekį. Darbai mėgsta daugintis greičiau nei atliekami. Čia pasiteisino susikurta taisyklė - visi darbai daromi tik nuo viršaus. Darbo negalime neatlikti. Jei jo atlikti neįmanoma dėl tam tikrų priežasčių - parašomas komentaras kodėl ir tada nutempiamas į pačią apačią. Tokiu atveju niekada neliks neatliktų ar pamirštų darbų. Kuriant naują Kortelę - ją galima nusitempti kur tik norime, nes tik kurdami žinome darbo prioritetą. Rotuojant Korteles per dieną galima prasukti ir kelis ratus, bet tai tik geriau. Reiškia niekas neliko pamiršta.

Daug labai labai mažų darbelių

Tam tikrais atvejais galima nekurti kiekvienam darbui Kortelės. Pavyzdžiui nedideliems pataisymams. Arba tarkim pirkinių sąrašui parduotuvėje. Tokiu atveju sukuriame Kontrolinį sąrašą (Checklist) Kortelėje. Kiekvieną atliktą punktą tiesiog pažymime. Pažymėjus visus - darbas būna atliktas. Įsivaizduokite, kad esate parduotuvėje ir savo telefone matote pirkinių sąrašą. Pažymite tai ką paėmėte. Viską surinkote - einate prie kasos.

Visų Trello galimybių neaprašysiu, tačiau tiek kiek aprašiau pradžiai turi būti daugiau nei pakankama. Svarbu į viską žiūrėti plačiau. Svarbu sugebėti tvarkytis.