Darbo įrankiai įmonėje (ir ne tik): El. paštas

Yra dalykų, be kurių man sunku įsivaizduoti grupinį darbą. Kai dirbi vienas pats sau - ok, bet kai daugiau... Visada stebina įmonės, kurios neatsakinėja į laiškus, ar atsako kas kelias dienas. Dažniausiai taip nutinka todėl, kad sėdintis žmogus prie įmonės pašto dėžutės nenukreipia laiško tam, kam reikia. O jei nukreipia - kas gali garantuoti, kad tas kažkas kažką atsakė?

Yra mokamos Google paslaugos, kur įmonė gauna reikalingą paslaugos paketą. Tačiau ar tikrai reikia visada mokėti? Galbūt yra nemokamų alternatyvų?

Man el. paštas yra tas pats kas telefonas. Jei sutinkate su tuo, kad:

• laiškus turi gauti greitai tas, kam jie skirti
• atsakoma turi būti greitai
• pasiekiama turi būti iš bet kurios vietos
• pasiekiama turi būti kuo daugiau įvairių būdų (jūsų kompiuteris, jūsų telefonas, bet kuri kita kompiuterizuota vieta)
• noriu žinoti kas buvo anksčiau susirašinėta

Mano pasirinkimas buvo Gmail, nes jis atitinka visus šiuos reikalavimus asmeninei el. pašto dėžutei. O kaip su įmonės? Pasirodo visu tuo galima naudotis ir įmonei. Nemokamai. Pabandysiu surašyti instrukciją.

Susikuriame naują gmail.com el. pašto dėžutę

Geriausia pasirinkti pavadinimą, kuris būtų panašus į jūsų įmonės pavadinimą. Pavyzdžiui [email protected] ar pan. Kol kas nesukite sau galvos dėl to, kad jūsų įmonės dėžutė iš tiesų yra [email protected]. Viskas savo laiku ir savo vietoje.

Sutvarkome pašto dėžutės nustatymus

• Pirmiausia prisidėkite įmonės bendras pašto dėžutes tokias kaip [email protected]
• Pažymėkite „Reply from the same address the message was sent to" jei prisidėjote daugiau nei vieną dėžutę, arba „Always reply from default address“ jei norite visada rašyti iš vieno adreso.
• Prie svarbiausios dėžutės dešinėje (paveikslėlyje nesimato) pažymėkite „make default“. Dabar laiškus pagal nutylėjimą rašysite iš šio adreso. Norint visada galite pasirinkit kitą laiško rašymo metu.
• Dalyje „Grant access to your account“ pridėkite darbuotojų gmail dėžutes, iš kurių jie galės prisijungti prie įmonės dėžutės. Jie dar turės patvirtinti, kad to tikrai nori patys.
  

Pasilengvinam darbą su Labs

Labs yra labai gerai. Ten Gmail gauna tai, ką gauna telefonas iš aplikacijų. Ir ten yra du dalykai, kurie galėtų būti įjungti visiems

1. „Undo Send“ - išsiuntus laišką dar kelias sekundes turėsite atšaukimui.
2. „Unread message icon“ - viršuje matysite kiek neperskaitytų laiškų yra pašto dėžutėje. Nesuprantu kaip be to galima gyventi  :)

Naudojamės!

Dabar darbuotojas savo dėžutėje patvirtinęs leidimą skaityti įmonės laiškus, labai paprastai galės vienu metu skaityti tiek savo, tiek įmonės laiškus, juos atsakinėti, matyti ką atsakė kolegos. Kaip? Pačiam pačiam dešiniam viršutiniam kampe yra jūsų ikonėlė (nuotrauka). Ant jos paspaudė matysite ne tik savo informaciją, bet ir apačioje esančią įmonės pašto dėžutę (Delegated). Spustelkite ir pateksite į ją.